Student Support & Well-Being

Die Ballettakademie der Wiener Staatsoper sucht zur Verstärkung ihres Teams eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit für die Betreuung unserer Schüler*innen und die administrative Unterstützung des Akademiebetriebs im Rahmen einer Karenzvertretung.

Im künstlerischen und pädagogischen Umfeld der Ballettakademie übernehmen Sie eine wichtige Rolle bei der Unterstützung unserer Schülerinnen und ihrer Familien. Die Position erfordert eine enge Zusammenarbeit mit Schülerinnen, Erziehungsberechtigten, Pädagoginnen, Kolleginnen sowie externen Kooperationspartner*innen., Administration & Akademieorganisation

• Administrative und organisatorische Unterstützung des laufenden Akademiebetriebs, insbesondere bei der Verwaltung von Schüler*innenstammdaten, Krank- und Abwesenheitsmeldungen, Formularen, Schulbesuchsbestätigungen, Beurteilungen und weiteren relevanten Unterlagen.
• Mitwirkung bei der Organisation und Nachbereitung von Aufnahmeprüfungen (Auditions) sowie bei der Organisation von Gesprächen zwischen Erziehungsberechtigten und Pädagoginnen, einschließlich der dazugehörigen Kommunikation und Protokollführung; Unterstützung bei der Einführung und laufenden Nutzung des Schülerinnenverwaltungssystems.

Schüler*innenbegleitung & Wohlbefinden

• Beaufsichtigung und Unterstützung von Schüler*innen im Alter von 8 bis 18 Jahren während des Unterrichts, bei Aufführungen sowie in Pausen und unterrichtsfreien Zeiten; Begleitung zu externen Terminen und Veranstaltungen, darunter Proben, Aufführungen und Arzttermine.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Gesundheitsteam der Ballettakademie, einschließlich der Terminvereinbarung nach Vorgabe; Unterstützung in Konfliktsituationen und bei Bedarf Vermittlung an das Mental Performance Coaching; Leisten von Erster Hilfe und Durchführung angemessener Erstmaßnahmen bei Verletzungen.

Kommunikation

• Ansprechperson für Schülerinnen, Erziehungsberechtigte, Pädagoginnen und Kooperationspartner*innen; Förderung einer effizienten Kommunikation zwischen allen Beteiligten sowie Zusammenstellung und Weitergabe von Informationen für den wöchentlichen Familiennewsletter.
• Mitgestaltung eines unterstützenden, respektvollen und gut organisierten Ausbildungsumfelds, das das Wohlbefinden und die Entwicklung der Schüler*innen fördert.

• Einschlägige Berufserfahrung in einem dynamischen Büroumfeld, in der Schüler*innenbetreuung, im Bildungsbereich, in der Schuladministration oder in einem vergleichbaren Arbeitsumfeld
• Sehr gute EDV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, Word und Outlook
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben effizient und strukturiert zu bewältigen
• Hohes Maß an Empathie, Belastbarkeit sowie ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenzen, insbesondere im Umgang mit Kindern, Jugendlichen und ihren Familien - auch in herausfordernden Situationen
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse; weitere Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil
• Teamorientierte, kooperative Arbeitsweise und Freude an der Zusammenarbeit mit Kolleg*innen sowie internen und externen Ansprechpersonen
• Interesse an Tanz, Musik und den darstellenden Künsten
• Ein aktueller Nachweis über eine absolvierte Erste-Hilfe- bzw. Notfallausbildung ist von Vorteil
• Eine abgeschlossene Ausbildung in Sozialpädagogik, Pädagogik, Psychologie oder einem vergleichbaren pädagogischen bzw. psychosozialen Fachbereich ist von Vorteil

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt beträgt bei Vollzeitbeschäftigung EUR 2.590,76 brutto monatlich.

Abhängig von Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung ist eine Überzahlung auf bis zu EUR 2.700, - brutto monatlich vorgesehen., The Vienna State Opera is committed to equal opportunities and an inclusive working environment. We welcome applications from qualified candidates regardless of gender, age, ethnic or social background, religion or belief, sexual orientation, disability, or other characteristics protected under applicable law.

Stundenausmaß Vollzeit

Monatlicher Bruttolohn ab Euro 2.590,76

Fair-Pay-Kategorie

• Betreuung von Veranstaltungen mit entsprechenden Kenntnissen

• Supervise and support students aged 8 to 18 during classes, performances, breaks, and free periods, as well as accompany them to external appointments and activities, including rehearsals, performances, and medical appointments.
• Work closely with the Academy’s health team, including scheduling appointments as directed, provide appropriate guidance and support in conflict situations, refer students to the Mental Performance Coach when required, and administer first aid and initial assistance in the event of injuries.

Communication

• Act as a key point of contact for students, parents and guardians, faculty, and partner institutions, facilitating effective communication between teachers, students, and families, including compiling and distributing information for the weekly family newsletter.
• Contribute to a supportive, respectful, and well-organized educational environment that promotes students’ well-being and development.

YOUR PROFILE

• Relevant professional experience in a busy office environment, student support, educational services, school administration, or a comparable environment.
• Excellent computer skills and demonstrated use of Microsoft Office, particularly Excel, Word, and Outlook.
• Strong organizational skills, reliability, and the ability to manage multiple responsibilities effectively.
• A high degree of empathy, resilience, and strong interpersonal and communication skills, particularly when working with children, young people, and their families, including in challenging situations.
• Excellent command of German and very good English; additional languages are an advantage.
• A collaborative and team-oriented approach to working with colleagues and internal and external stakeholders.
• An interest in and appreciation of dance, music, and the performing arts.
• Recent completion of a first-aid/emergency-response training is an advantage.
• A plus: Completed professional qualification or education in social pedagogy, education, psychology, or a comparable pedagogical or psychosocial field.