Responsable du traitement des archives H/F

1. Assurance de la conformité juridique et réglementaire * Veille législative et réglementaire * Respect des normes archivistiques

2. Analyse et évaluation des besoins documentaires * Analyse des flux documentaires : Étudier les types de documents, leur cycle de vie et leur volume pour adapter la gestion électronique. * Identification des documents à archiver : Sélectionner les documents pertinents pour l’archivage en fonction des exigences légales, organisationnelles et stratégiques.

3. Organisation et classification des documents * Définition d’une structure de classement : Concevoir des classifications et des taxonomies pour organiser les documents de manière logique et efficace dans le système GED/BPM. * Indexation des documents : Veiller à ce que les documents soient correctement indexés avec des métadonnées (date, auteur, type, etc.) pour en faciliter la recherche et l’accès.

4. Mise en œuvre de la gestion documentaire électronique * Conception et paramétrage du système GED/BPM : Participer au choix et à la configuration de la solution GED/BPM en s’assurant qu’elle répond aux besoins d’archivage. * Migration des documents physiques et numériques : Assurer la numérisation et l’intégration des documents dans le système électronique tout en garantissant leur authenticité et intégrité.

5. Sécurité et gestion des accès * Contrôle des accès et des droits d’utilisation : Mettre en place des politiques de sécurité pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder ou modifier les documents sensibles. * Gestion des copies de sécurité

6. Préservation et gestion des archives à long terme * Conservation des archives * Gestion de l’obsolescence des supports

7. Formation et sensibilisation des utilisateurs * Formation des utilisateurs * Sensibilisation à la gestion documentaire

8. Audit et amélioration continue * Contrôles de qualité * Amélioration des processus .

9. Gestion des processus métier (BPM) * Optimisation des processus métier : Dans un projet BPM, l’archiviste peut intervenir pour optimiser les processus liés à la gestion des documents et s’assurer que les flux de documents sont intégrés efficacement dans les processus automatisés. * Analyse des processus documentaires : Participer à l’analyse et à la modélisation des processus documentaires dans le cadre de la gestion des processus métier.

10. Suivi et reporting * Suivi des performances : Mettre en place des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité du système GED/BPM.

Savoirs :

• Définir et appliquer les règles d’archivage ;
• Règles et principes du classement et de l’analyse archivistique ;
• Outils informatiques ;
• Connaissance appréciée de l’environnement de la recherche de l’enseignement supérieur et des enjeux ;
• Organisation et fonctionnement des universités ;
• Culture administrative.

Savoir-faire :

• Structurer et retrouver l’information ;
• Utiliser les techniques de communication et les méthodes pédagogiques ;
• Évaluation et priorisation des besoins ;
• Structuration de tableaux de bord pour le suivi de l’activité ;
• Travail en équipe ;
• Définition et mise en œuvre de procédures et de règles.

Qualités :

• Capacité forte d’adaptation ;
• Sens de l’observation, de l’organisation et d’autonomie ;
• Rigueur / fiabilité ;
• Discrétion, capacité à respecter la confidentialité ;
• Sens relationnel et esprit de collaboration ;
• Sens du service public.

Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents titulaires et contractuels (détachement ou CDD de 12 mois)

Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail

Mutuelle MGEN avec la participation employeur à hauteur de 50%

Politique de formation interne développée

Poste basé à Cergy (95)

Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel

À propos de nous

Le service public et ses valeurs comptent pour vous ? Vous souhaitez contribuer à la réussite des étudiants en participant au projet d’avenir de l’université ?

Rejoignez CY Cergy Paris Université, au cœur d’un territoire entre ville et nature, ouvert sur l’international, alliant développement durable et innovation. Établissement d’enseignement supérieur et de recherche, CY Cergy Paris Université est présente sur 14 sites sur tout le territoire et rassemble plus de 26 000 étudiants, 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 900 personnels et 24 unités de recherche, autour des valeurs communes de liberté, d’ambition, de volonté, de courage et d’inclusion.

Basée à Cergy-Pontoise, CY Cergy Paris Université coordonne le projet de site global CY Alliance réunissant 12 établissements, privés (associatifs) ou publics, d’enseignement supérieur et de la recherche. Par son organisation et sa structure inédite sous forme d’université d’écoles, CY Cergy Paris Université crée les interactions et les passerelles nécessaires entre les acteurs du territoire et entre les disciplines, construisant ainsi une offre de formation et de recherche riche, variée et innovante dans son contenu et sa pédagogie. Pour cela, CY Cergy Paris Université a construit un partenariat avec l’une des premières écoles de commerce en France et en Europe, l’ESSEC Business School, favorisant le développement d’initiatives et de projets innovants.

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi.

La Direction générale adjointe Stratégie et Pilotage est composée de quatre directions/pôles :

• la direction du traitement et de l’analyse de la donnée composée de 8 agents
• le pôle qualité et amélioration continue composé de 2 agents
• la direction des affaires juridiques et institutionnelles composée de 7 agents
• la direction du projet d’établissement et partenariats stratégies et internationaux composée de 6 agents