Medewerker informatiebeheer

Voor de gemeenten Woerden & Oudewater zoeken wij een enthousiaste medewerker informatiebeheer. In deze rol speel je een sleutelrol in het beheren, ordenen en toegankelijk maken van informatie. Je zorgt ervoor dat documenten en gegevens correct worden verwerkt, gearchiveerd en beschikbaar gesteld voor collega's en inwoners. Samen met je collega's draag je bij aan een betrouwbare informatievoorziening binnen een organisatie waar samenwerking en kwaliteit centraal staan.

Als medewerker informatiebeheer ben je verantwoordelijk voor het beheren, registreren en archiveren van documenten en dossiers. Je zorgt ervoor dat informatie op de juiste manier wordt vastgelegd en beschikbaar is voor collega's en externe partijen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Registreren en verwerken van inkomende en uitgaande post (digitaal en fysiek).
• Beheren van digitale en fysieke archieven.
• Ondersteunen bij het opschonen en overbrengen van dossiers naar het e-depot.
• Adviseren van collega's over documentbeheer en archiveringsregels.
• Meewerken aan projecten op het gebied van informatiebeheer en digitalisering.

Hoe jouw werkdag er ongeveer uit kan zien:

De werkdag begint rond 08:30 uur, met een fijne dosis flexibiliteit: je kiest zelf of je vanuit huis werkt of op kantoor, afhankelijk van de planning en teambezetting. In deze digitale tijd start je met het controleren en registreren van binnengekomen post, zowel digitaal als fysiek. Dit vormt de basis voor een betrouwbare en toegankelijke informatievoorziening binnen de organisatie. Jouw nauwkeurigheid maakt daarbij echt het verschil.

Gedurende de dag zoek je collega's op en heb je veel contact met andere afdelingen. Je adviseert over archiveren, helpt bij het opschonen van dossiers en denkt mee over digitaliseringsprojecten. Zo ben je niet alleen een expert, maar ook een waardevolle sparringpartner.

's Middags werk je vaak projectmatig: dossiers overbrengen naar het e-depot, processen verbeteren of een korte uitleg geven over nieuwe systemen. Zo draag je actief bij aan vernieuwing én help je collega's vooruit.

Dit neem je mee

• Wij hanteren geen sluitingsdatum voor de vacature. Wij gaan met een passende kandidaat direct in gesprek.
• Wij vragen al onze nieuwe collega's een geldige Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen bij indiensttreding.
• Het vinden van een wederzijdse match, daar krijgen we nieuwe energie van! Daarom zijn onze vacatures geen oproep voor acquisitie, we werven onze nieuwe collega's graag zelf.

• Nauwkeurigheid: Je werkt zorgvuldig en precies, waardoor documenten en gegevens altijd betrouwbaar, volledig en actueel zijn.
• Organisatievermogen: Je brengt structuur in informatiestromen en dossiers, zodat alles overzichtelijk, goed vindbaar en beheersbaar blijft.
• Communicatieve vaardigheden: Je weet collega's en ketenpartners helder te adviseren en te informeren over het gebruik en beheer van informatie.
• Integriteit: Je gaat professioneel en vertrouwelijk om met privacygevoelige gegevens en handelt altijd volgens de geldende wet- en regelgeving.

Kennis en ervaring

• Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in de richting van informatiebeheer of administratie (of bereid dit via aanvullende opleidingen te halen).
• Ervaring met (digitale) (archief)systemen en documentmanagementsystemen (zoals Microsoft 365, JOIN) is een pre.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet en de Woo (Wet open overheid) is een pre.
• Je bent 32 - 36 uur per week beschikbaar.

Team en organisatie

Meteen vanaf dag één maak je deel uit van het team Bedrijfsvoering. Samen met 11 collega's werk je aan informatievoorziening binnen de organisatie. Ons team is een mix van jonge mensen en collega's met jarenlange ervaring, zodat je veel van elkaar leert en samen tot de beste oplossing komt. We werken hard en hebben hart voor het werk wat we doen. En zie je de oplossing niet? Er is altijd iemand die je op weg helpt met een verfrissend inzicht. Je werkt vanuit ons prachtige kantoor in het gemeentehuis in Woerden, de plek waar jij je collega's ontmoet. Maar ook werken op het stadskantoor in Oudewater, het stadserf, projectlocatie of vanuit huis behoort tot de mogelijkheden.

• Wij bieden een salaris tot €3.980 (schaal 7), afhankelijk van jouw kennis en ervaring word je ingeschaald, een aanloopschaal is bespreekbaar.
• Bovendien ontvang je een persoonlijk budget van 17,05%, wat jij kunt inzetten zoals jij dat wilt. Het niveau van de functie is indicatief. Dit in afwachting van invoering van een nieuw functiewaarderingssysteem. Genoemd salaris is op basis van peildatum CAO-gemeenten 1 oktober. Voor verdere loonstijgingen zie Cao Gemeenten 2025-2027 (Verwijst naar een externe website)
• Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Wil je meer weten over alle arbeidsvoorwaarden bij de gemeenten Woerden en Oudewater? Hier lees je meer over onderaan de vacature.

Ben jij een gestructureerde en nauwkeurige professional met een passie voor informatiebeheer? Wil je bijdragen aan een betrouwbare en toegankelijke informatievoorziening binnen twee dynamische gemeenten? Dan zijn wij op zoek naar jou!