Document Controller | Utrecht | Gasunie

Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor gestructureerd beheren en beheersen van alle officiële projectdocumentatie gedurende de hele levenscyclus van een project.

Je zorgt dat alle documentatie tijdig en correct wordt geïdentificeerd, geclassificeerd, opgeslagen en gedistribueerd volgens de kwaliteitsnormen en interne richtlijnen van Gasunie en lever je stuurinformatie op voor het projectmanagement. Je speelt een cruciale rol in het waarborgen van de toegankelijkheid, integriteit en traceerbaarheid van alle projectdocumentatie. Je zorgt voor de traceerbaarheid van documenten door het toepassen van metadata en voor tijdige distributie na een review cyclus.

Daarnaast ga je als onderdeel van het Document Control team bijdragen aan het verder professionaliseren van het vakgebied.

Als Document Controller ben je in de projecten o.a. verantwoordelijk voor:

• Documentbeheer & Nummering: Consistente documentnummering, identificatie, archivering en traceerbaarheid van alle projectdocumenten.
• Wijzigingen & Distributie: Beheersen van document statussen, metadata, reviewcycli en tijdige distributie van documenten en commentaren.
• Transmittals & Registers: Verwerken van inkomende en uitgaande transmittals en onderhouden van het Master Document Register (incl. controles bij externe partijen).
• Kwaliteit & Compliance: Controleren van documenten op kwaliteit, integriteit en naleving van geldende richtlijnen en standaarden.
• Rapportage & Inzicht: Beschikbaar stellen van voortgangs- en statusrapportages voor projectteams en management.
• Ondersteuning & Communicatie: Adviseren van projectteams en externe partijen, vergroten van bewustwording en fungeren als centraal aanspreekpunt voor document control en SharePoint DMP.
• Overleg & Systeembeheer: Deelname aan projectoverleggen en beheren van toegangen en autorisaties binnen SharePoint DMP.

Daarnaast vragen we jou om samen met interne en externe stakeholders bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van ons vakgebied. Dit omvat het toewerken naar een uniforme werkwijze, het vergroten van de overdraagbaarheid van onze werkzaamheden, het inkoop- en implementatietraject van een nieuw DMS en doorontwikkeling naar een meer data- en informatie gedreven werkwijze.

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau.

• Minimaal 5 jaar ervaring met bij voorkeur Document Management en/of Informatie Management.

• Ervaring met het werken aan grote (technische) projecten.

• Ervaring met of bijgedragen aan de doorontwikkeling van dit vakgebied.

• Ervaring met Document Management Systemen zoals SharePoint of vergelijkbare platforms.

• Kennis van documentbeheerprocessen zoals versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documenttypes, classificatie, distributiematrices en het Master Document Register (MDR).

• Affiniteit met software zoals MS Office (Word, Excel, Outlook) of je bent in staat om nieuwe softwaretoepassingen snel te leren en deze kennis te delen met collega's.

• Heb je goede communicatieve vaardigheden die je combineert met overtuigingskracht om interne en externe stakeholders mee te nemen in de werkwijze en verbeteringen.

• Heb je een goed organisatorisch vermogen: je hebt overzicht en kan goed prioriteren, ook als je aan meerdere projecten werkt.

• Werk je gestructureerd en nauwkeurig en heb je oog voor detail en kwaliteit bij het verwerken en controleren van documenten.

• Heb je een proactieve en zelfstandig werkhouding: je denkt mee, signaleert kansen en draagt bij aan duurzame oplossingen.

• Ben je flexibel, pragmatisch en resultaatgericht: je kunt goed omgaan met veranderingen: je speelt snel en effectief in op nieuwe situaties.

• Ben je een echte teamplayer.

Dit project legt een landelijk waterstofnetwerk aan. Het netwerk verbindt vijf industrie clusters met elkaar, met het buitenland en met plekken voor import en opslag van waterstof. We leggen het netwerk aan met deels bestaande en deels nieuwe pijpleidingen. Voor de verduurzaming van de industrie zijn CO2-vrije gassen onmisbaar. Door het gebruik van CO2-vrije waterstof als grondstof en brandstof in de industrie kan de uitstoot worden verminderd en leveren we met dit project een belangrijke bijdrage aan de energietransitie. We zoeken iemand die helpt om alle documentatie goed te organiseren en bij te houden voor een aantal deelprojecten. Daarnaast vragen we jou om ondersteuning te geven aan andere grote Warmte en/of CO2 projecten in de omgeving Utrecht - Den Haag. Standplaats is Utrecht. Daarnaast zul je reizen naar andere kantoorlocaties waaronder naar Groningen waar ons hoofdkantoor is gevestigd en is deels thuiswerken mogelijk. Gasunie is een netwerkbedrijf voor energie. In Nederland en Noord-Duitsland beheren en onderhouden we de infrastructuur voor grootschalig transport en opslag van aardgas. Dit zal met de energietransitie steeds verder verschuiven naar groen gas en waterstof. Daarnaast werken we mee aan de aanleg en het beheer van netwerken voor warmte en CO . Wij zorgen ervoor dat dit deel van de energievoorziening veilig, ongestoord en zo duurzaam mogelijk gebeurt. Zodat iedereen altijd over energie kan beschikken. Onze afdeling Document Control for Large Projects bestaat uit ruim 15 collega's. Onze dienstverlening is gericht op grote projecten: je werkt dan ook in grote projecten. Samen vormen we een team van Document Controllers die met elkaar in verbinding staan en samen het vakgebied verder willen professionaliseren.