Document Controller

• Gestructureerd beheren en beheersen van alle officiële projectdocumentatie gedurende de hele levenscyclus van een project.
• Zorgen dat alle documentatie tijdig en correct wordt geïdentificeerd, geclassificeerd, opgeslagen en gedistribueerd volgens de kwaliteitsnormen en interne richtlijnen van Gasunie.
• Leveren van stuurinformatie aan het projectmanagement.
• Borgen van de toegankelijkheid, integriteit en traceerbaarheid van alle projectdocumentatie.
• Toepassen van metadata en zorgen voor tijdige distributie na reviewcycli.
• Bijdragen aan de verdere professionalisering van het Document Control vakgebied binnen het team.

Jij bent in de projecten onder andere verantwoordelijk voor:

• Documentbeheer & Nummering: Consistente documentnummering, identificatie, archivering en traceerbaarheid van alle projectdocumenten.

Beheersen van document statussen, metadata, reviewcycli en tijdige distributie van documenten en commentaren.

Verwerken van inkomende en uitgaande transmittals en onderhouden van het Master Document Register (inclusief controles bij externe partijen).

Controleren van documenten op kwaliteit, integriteit en naleving van geldende richtlijnen en standaarden.

Adviseren van projectteams en externe partijen, vergroten van bewustwording en fungeren als centraal aanspreekpunt voor document control en SharePoint DMP.

• Overleg & Systeembeheer: Deelnemen aan projectoverleggen en beheren van toegangen en autorisaties binnen SharePoint DMP.

Je werkt samen met interne en externe stakeholders aan de verdere ontwikkeling van het vakgebied. Dit omvat het streven naar een uniforme werkwijze, het vergroten van de overdraagbaarheid van werkzaamheden, het inkoop- en implementatietraject van een nieuw Document Management Systeem (DMS) en de doorontwikkeling naar een meer data- en informatiegedreven werkwijze.

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring met bij voorkeur Document Management en/of Informatie Management.
• Ervaring met het werken aan grote (technische) projecten.
• Ervaring met of bijdragen aan de doorontwikkeling van het vakgebied.
• Ervaring met Document Management Systemen zoals SharePoint of vergelijkbare platforms.
• Kennis van documentbeheerprocessen zoals versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documenttypes, classificatie, distributiematrices en het Master Document Register (MDR).
• Affiniteit met software zoals MS Office (Word, Excel, Outlook) of je bent in staat om nieuwe softwaretoepassingen snel te leren en deze kennis te delen met collega's.

Persoonlijke kwaliteiten

• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en overtuigingskracht om interne en externe stakeholders mee te nemen in de werkwijze en verbeteringen.
• Je hebt een goed organisatorisch vermogen, bewaart overzicht en kunt goed prioriteren, ook als je aan meerdere projecten tegelijk werkt.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en hebt oog voor detail en kwaliteit bij het verwerken en controleren van documenten.
• Je hebt een proactieve en zelfstandige werkhouding, denkt mee, signaleert kansen en draagt bij aan duurzame oplossingen.
• Je bent flexibel, pragmatisch en resultaatgericht; je kunt goed omgaan met veranderingen en speelt snel en effectief in op nieuwe situaties.
• Je bent een echte teamspeler.

Voor Gasunie zoeken wij een Document Controller. Je werkt als Senior Document Controller aan het Waterstof project van Gasunie, dat gericht is op het aanleggen van een landelijk waterstofnetwerk. Dit netwerk verbindt vijf industrieclusters met elkaar, met het buitenland en met locaties voor import en opslag van waterstof. Het netwerk bestaat uit deels bestaande en deels nieuwe pijpleidingen. Door het gebruik van CO2-vrije waterstof als grondstof en brandstof in de industrie, help je mee om de uitstoot te verminderen en lever je een belangrijke bijdrage aan de energietransitie. Je speelt een sleutelrol bij het organiseren en bijhouden van alle documentatie voor meerdere deelprojecten. Daarnaast ondersteun je andere grote Warmte en/of CO2-projecten in de omgeving tussen Utrecht en Den Haag. Gasunie is een netwerkbedrijf voor energie en beheert en onderhoudt de infrastructuur voor grootschalig transport en opslag van aardgas in Nederland en Noord-Duitsland. Met de energietransitie verschuift de focus steeds verder naar groen gas en waterstof. Ook dragen zij bij aan de aanleg en het beheer van netwerken voor warmte en CO2. Zij zorgen ervoor dat dit deel van de energievoorziening veilig, ongestoord en zo duurzaam mogelijk gebeurt. De afdeling Document Control for Large Projects bestaat uit ruim 15 collega's en richt zich op grote projecten. Je werkt in grote projecten samen met een team van Document Controllers die met elkaar in verbinding staan en samen het vakgebied verder willen professionaliseren.