Graduate documentbeheerder - document controller

Als documentbeheerder ben je verantwoordelijk voor het projectbeheersysteem. Je zorgt voor het documentbeheer en houdt alle projectdocumentatie goed bij, in overeenstemming met de bedrijfsnormen, processen en de eDMS-systemen voor projecten (Aconex of SharePoint).

• Je werkt nauw samen met het projectmanagementteam en zorgt ervoor dat projectteamleden, de joint venture-partner en de klant op de hoogte blijven van het documentbeheer door hen te informeren, uitleg te geven en te trainen in de procedures en tools;
• Je controleert de documentatie om te waarborgen dat aan de eisen van de klant op het gebied van documentbeheer wordt voldaan. Neemt maatregelen indien de kwaliteit van documenten onder de maat is en onaanvaardbaar;
• Je werkt de standaardprocedures voor documentbeheer bij en past deze aan voor het project en gedurende de gehele levenscyclus van het project;
• Je bent verantwoordelijk voor het beheer van het Document Management Systeem (DMS) van het project, assisteert bij de implementatie en heeft de volledige controle over de instellingen van de toegangsrechten;
• Je beheert elke processtap die het document doorloopt in de documentlevenscyclus, van concept tot archivering;

• Je volgt toegewezen taken nauwkeurig, gestructureerd en punctueel op en brengt ze tot een goed einde.

• Je werkt nauw samen met het projectmanagementteam en zorgt ervoor dat projectteamleden, de joint venture-partner en de klant op de hoogte blijven van het documentbeheer door hen te informeren, uitleg te geven en te trainen in de procedures en tools;
• Je controleert de documentatie om te waarborgen dat aan de eisen van de klant op het gebied van documentbeheer wordt voldaan. Neemt maatregelen indien de kwaliteit van documenten onder de maat is en onaanvaardbaar;
• Je werkt de standaardprocedures voor documentbeheer bij en past deze aan voor het project en gedurende de gehele levenscyclus van het project;
• Je bent verantwoordelijk voor het beheer van het Document Management Systeem (DMS) van het project, assisteert bij de implementatie en heeft de volledige controle over de instellingen van de toegangsrechten;
• Je beheert elke processtap die het document doorloopt in de documentlevenscyclus, van concept tot archivering;
• Je volgt toegewezen taken nauwkeurig, gestructureerd en punctueel op en brengt ze tot een goed einde.

Documenten coderen, klasseren en archiveren

Administratieve dossiers samenstellen Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren

Documenten of informatie klasseren

Post en mails administratief beheren

Administratieve dossiers samenstellen

De voorraad opvolgen

Een verslag opstellen van een vergadering

Kopieerwerk verrichten

Telefonisch onthaal verzorgen

Beperkte ervaring ( < 2 jaar )

Beperkte ervaring ( < 2 jaar )

• Je hebt een bachelordiploma of een vergelijkbare praktijkervaring;
• Je staat open voor een tijdelijke tewerkstelling (+- 6 maanden)
• Je hebt een administratieve achtergrond met een focus op beleid en processen;
• Je beschikt over gevorderde digitale vaardigheden in Office; basiskennis van gegevensbeheersystemen is een pre;
• Je ziet kansen en wil deze benutten en bent resultaatgericht;
• Je kan prioriteiten stellen en bent flexibel;
• Je hebt oog voor detail;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden hebben en een teamspeler zijn;
• Je kan vloeiend communiceren en jezelf uitdrukken in gesproken en geschreven Engels