Administratief Medewerker ICT

Als administratieve duizendpoot maak je deel uit van een team van IT engineers en teamleads die instaan voor onderhoud, beheer en installaties van tal van ICT producten en diensten bij klanten uit de retail- en notaris sector.

Je staat in voor de administratieve ondersteuning van deze ICT business unit. Je komt terecht in een dynamische en innoverende onderneming met een aangename en informele bedrijfscultuur en met een klantgerichte no-nonsense mentaliteit. Je houdt van administratie, je bent nauwgezet en beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden. Je beschikt over een technische interesse en voelt je thuis in de wereld van de informatica.

Een greep uit het divers takenpakket:

• Je staat de teamlead bij voor de dagelijkse planning van interventies en installaties van de ICT Engineers.
• Je verwerkt interventie en installatie bonnen (interventie, werkverslag, materiaalbon en verzendnota) die de IT Engineers meekrijgen en terugbrengen van installaties en interventies.
• Je volgt op dat de IT Engineers hun prestaties correct ingegeven hebben zodat facturatie correct kan verlopen.
• Je zorgt voor de facturatie voorbereiding van installaties, interventies en support tickets.
• Je activeert licenties op portalen van de leveranciers in functie van geplande installaties: Microsoft software, Barracuda, Sophos MDR, cloud licenties, …
• Je volgt bestellingen van hardware en software die nodig zijn voor installaties en interventies op, je detecteert tijdig leveringsproblemen en je voorkomt planningsproblemen.
• Je volgt de aantallen van de onderhoud stock op en werkt daarvoor samen met de aankoopdienst en de teamleads voor op peil houden van de onderhoudsartikels.
• Je beheert de administratieve verwerking van herstellingen van defect materiaal in onderhoud op of regelt on-site interventies door derde partijen in samenspraak met de IT Engineers.

• Je verwerkt en beoordeelt facturen van herstellingen / interventies door externe partijen in samenspraak met de technische collega’s.

• Je haalt voldoening uit administratief werk en doet dit met de nodige nauwkeurigheid, waarbij je steeds de puntjes op de i zet.
• Je bent vlot in het verwerken van gegevens en we mogen erop vertrouwen dat dit foutloos gebeurt.
• Je hebt minimaal een diploma secundair ASO of gelijkwaardig of je bezit relevante werkervaring.
• Je kan heel goed overweg met de gekende Microsoft Office toepassingen zoals Excel, Outlook en Word.
• Je vindt snel je weg in nieuwe softwaretoepassingen.
• Je denkt mee over een optimalisatie van onze processen en rapporteert onjuistheden.
• Je bent klantgericht en communicatief met net voldoende assertiviteit.
• Je beheerst de Nederlandse taal perfect, kennis van het Frans en/of het Engels is mooi meegenomen want we werken ook voor Franstalige klanten.

Deelnemen aan werfbezoeken en de vordering van de werken vaststellen

Administratieve dossiers samenstellen

Documenten of informatie klasseren

Facturatie voorbereiden

De behandeling van een order opvolgen

De uitvoering van prestaties controleren

Informatie geven

Digitale documenten beheren

Contracten administratief beheren

Documentatie opzoeken

Beperkte ervaring ( < 2 jaar )

Beperkte ervaring ( < 2 jaar )

• Een contract van onbepaalde duur bij een stabiel bedrijf dat al meer als 50 jaar aan de top staat van de informatisering van lokale openbare besturen en meer. Werkzekerheid troef dus!
• Een competitief loonpakket met mooie extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, eco-cheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering en een cafetariaplan.
• Glijdende werktijden en de mogelijkheid om te telewerken.
• Centraal gelegen kantoren, dichtbij centrum Sint-Niklaas en vlakbij het station.
• Mogelijkheid tot fietsleasing en een fietsvergoeding.
• Opleidingen on the job en extern, want je wilt toch de beste zijn in je job!
• Ervaren collega’s die je bijstaan met raad en daad.