Assistenz der Netzwerkkoordination Biobankenplattform NUM

Zum 01. Juli 2026 startete das NUM-Projekt “Biobank-Plattform für Deutschland” (BPD). Ziel der Plattform ist der Aufbau einer bundesweit koordinierten Forschungsinfrastruktur, die den Zugang zu qualitätsgesicherten Bioproben und zugehörigen Daten für Wissenschaft und Industrie vereinfacht. Hierfür werden bestehende Biobanken vernetzt, gemeinsame Prozesse und IT-Lösungen etabliert sowie ein datenschutzkonformer und effizienter Zugang zu Bioproben, klinischen Daten und Analysedaten ermöglicht. Zur Unterstützung des Teams vom GBN suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz, die die Projektleitung und das Projektmanagement des Projekts “Biobank-Plattform für Deutschland” bei allen administrativen und finanziellen Fragestellungen unterstützt. Die Aufgaben umfassen insbesondere:

• Termin-, Meeting- und Gremienmanagement: Koordination von Terminen der Projektleitungen sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Netzwerktreffen (Einladungen, Tagesordnungen, Protokolle, Beschlussverfolgung)
• Reise- und Veranstaltungsorganisation: Planung und Abwicklung von Dienstreisen im In- und Ausland sowie organisatorische Unterstützung bei Konferenzen und Tagungen
• Administrative Unterstützung: Büro- und Sekretariatsaufgaben, Korrespondenz (deutsch/englisch), Dokumentenmanagement und Datenpflege
• Vertrags- und Finanzverwaltung (unterstützend): Vorbereitung und Fristenüberwachung von Verträgen sowie Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen und Budgetüberwachung
• Kommunikation und Schnittstelle: zentrale Ansprechperson für administrative Fragen und Schnittstelle zu Partnern, Dienstleistern und Verwaltung

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung (z. B. Verwaltungsfachwirtin / Verwaltungsfachwirt) oder vergleichbare Qualifikation mit nachweisbarer, relevanter mehrjähriger Berufserfahrung
• Mindestens zwei Jahre einschlägige Berufserfahrung in der Assistenz oder in der Projektkoordination, idealerweise im wissenschaftlichen oder öffentlichen Umfeld; Erfahrung in der Finanzadministration, im Fördermittel- oder Drittmittelmanagement sind wünschenswert
• Erfahrung in der Projektverwaltung und dem Dokumentenmanagement sind idealerweise vorhanden
• Hohe Motivation, Lernfähigkeit, Eigenverantwortung und Verlässlichkeit
• Strukturierte, ergebnisorientierte und selbstständige Arbeitsweise verbunden mit einem hohen Maß an Organisationstalent, Flexibilität, Belastbarkeit und Teamorientierung
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Verhandlungssichere Deutsch- und sichere Englischkenntnisse
• Sehr gute MS Teams und MS Office Kenntnisse; SAP-Kenntnisse sind vorteilhaft

Das NUM ist ein auf bundesweite Kooperation ausgerichtetes Netzwerk der 37 deutschen Universitätsklinika mit hoher Sichtbarkeit in der biomedizinischen Forschungslandschaft. Koordiniert wird dieses Netzwerk durch die Charité - Universitätsmedizin Berlin. Sie hat die Gesamtprojektleitung inne und ist Sitz der Koordinierungsstelle (KS). Das Team des German Biobank Network (GBN) ist Teil dieser KS. Es unterstützt die Planung und Steuerung der Biobanking-Aktivitäten und ist zentraler Ansprechpartner für alle GBN-Netzwerkpartner mit dessen jeweiligen Stakeholdern/ Partnern sowie nationale Kontaktstelle für das europäische Biobankennetzwerk BBMRI-ERIC. Es erwartet Sie eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen nationaler und internationaler Forschungslandschaft in einem engagierten Team mit hoher Eigenverantwortung und eigenem Gestaltungsspielraum.

Im NUM werden große Verbundprojekte durchgeführt, die den Forschungsstandort Deutschland stärken. Im Zentrum dieser Aktivitäten steht die Bereitstellung verschiedener Plattformen, die einen zentralen Zugang zu standardisierten Gesundheitsdaten der gesamten deutschen Universitätsmedizin ermöglichen. Aus Mitteln des Sondervermögens für Infrastruktur und Klimaneutralität der Bundesregierung sollen diese Koordinationsaufgaben weiter ausgebaut werden.

Zu Mitte 2027 wird sowohl die NUM-KS als auch die Förderung des Sondervermögens von der Charité an eine derzeit im Aufbau befindliche eigenständige NUM GmbH in Trägerschaft des Bundes überführt werden. Die Assistenz Stelle wird im Rahmen der Förderung des Sondervermögens ausgeschrieben und ist weiterhin an die Projektlaufzeit gebunden., * Mitarbeit in einem zukunftsweisenden Forschungsverbund in einem interdisziplinären Umfeld mit Partnern aus Universitätsmedizin, Forschungsinfrastrukturen, Industrie und anderen Stakeholdern

• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten; der Arbeitsvertrag ist an den Standort Berlin gebunden
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
• Fahrradleasing über JobRad möglich, Fahrradwerkstatt mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus
• Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
• Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Weitere Informationen finden Sie hier