al Administration Specialist

Über die Position

In dieser Rolle übernehmen Sie die Koordination vielfältiger administrativer, organisatorischer und operativer Aufgaben und tragen maßgeblich dazu bei, einen reibungslosen Bürobetrieb sicherzustellen sowie eine positive Arbeits- und Besuchererfahrung zu schaffen.

Sie arbeiten eng mit internen Fachbereichen, externen Dienstleistern sowie der Führungsebene zusammen und sorgen für effiziente administrative Prozesse und einen professionellen Support im Tagesgeschäft., Office Management &

• Administration
• Verantwortung für die täglichen administrativen Abläufe am Hauptsitz
• Sicherstellung eines gepflegten, gut organisierten und funktionsfähigen Büroumfelds
• Koordination von Büromaterialien, Ausstattung und externen Dienstleistern
• Erstellung und Verwaltung von Korrespondenz, Schreiben und offiziellen Dokumenten
• Pflege von Dokumentationen, Verwaltungsunterlagen und internen Datenbanken
• Unterstützung bei Dokumentenmanagement- und Ablageprozessen

Meeting- und Eventmanagement

• Organisation und Koordination interner Meetings, Workshops, Schulungen und Unternehmensveranstaltungen
• Verwaltung von Terminen, Einladungen, Agenden und organisatorischen Abläufen
• Vorbereitung von Besprechungsräumen sowie erforderlichen Unterlagen und Präsentationen
• Koordination von Catering, externen Dienstleistern und Veranstaltungsanbietern
• Unterstützung bei Mitarbeiterveranstaltungen und Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung

Reise- und Logistikmanagement

• Organisation nationaler und internationaler Dienstreisen, einschließlich Flügen, Unterkünften, Transfers und Reiseplänen
• Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern bei Reise- und Logistikthemen
• Sicherstellung der fristgerechten Erstellung erforderlicher Reisedokumente und administrativer Unterlagen
• Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen und entsprechenden Verwaltungsprozessen

Administrative und operative Unterstützung

• Administrative Unterstützung des Managements sowie bereichsübergreifender Teams
• Koordination eingehender und ausgehender Post sowie Lieferungen
• Unterstützung bei Beschaffungsprozessen und der Verwaltung von Bestellungen
• Mitarbeit bei der Rechnungsbearbeitung und der Dokumentation von Lieferantenunterlagen
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse und Verfahren

Stakeholder- und Besuchermanagement

• Ansprechpartner*in für bürobezogene Anfragen
• Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Partnern und externen Stakeholdern
• Unterstützung administrativer Onboarding-Aktivitäten für neue Mitarbeitende
• Förderung eines professionellen, serviceorientierten und einladenden Arbeitsumfelds, * Application Review: Our team thoroughly reviews each application. Please make sure to submit your CV in English.
• Initial Interview (30 minutes): Meet with the hiring manager and HR team.
• Second Interview (60 minutes): Second interview with a presentation on a relevant topic to the hiring manager and the HR team.
• Offer: If successful, receive an offer to join our team.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Office Management, Hospitality Management oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Administration, Office Management, Executive Support oder einer ähnlichen Position
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten mit hoher Detailgenauigkeit
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten und dabei stets hohe Qualitätsstandards sicherzustellen
• Sehr gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Erfahrung mit administrativen Prozessen und Beschaffungsvorgängen ist von Vorteil
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, * Completed vocational training or degree in Business Administration, Office Management, Hospitality Management, or a related field
• Several years of experience in administration, office management, executive support, or a similar role
• Excellent organizational and coordination skills with strong attention to detail
• Ability to manage multiple tasks while maintaining high-quality standards
• Strong communication and interpersonal skills
• Proactive, reliable, and solution-oriented approach
• Proficiency in Microsoft Office applications (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Experience working with administrative and procurement processes is an advantage
• Fluency in German and English

Keywords Microsoft Excel Microsoft Office Microsoft PowerPoint

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an unserem Hauptsitz in Berlin
• Ein internationales und kollaboratives Arbeitsumfeld
• Die Möglichkeit, aktiv zur Weiterentwicklung unserer Büroorganisation und Mitarbeitererfahrung beizutragen
• Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Ein modernes und flexibles Arbeitsumfeld
• Eine unterstützende Unternehmenskultur, die Eigeninitiative, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung fördert
• Angebot Bei erfolgreichem Abschluss des Auswahlverfahrens erhalten Sie ein Angebot zur Verstärkung unseres Teams., * Bewerbungsprüfung Unser Team prüft jede Bewerbung sorgfältig. Bitte reichen Sie Ihren Lebenslauf in englischer Sprache ein.
• Erstes Interview (ca. 30 Minuten) Kennenlerngespräch mit der Führungskraft und dem HR-Team.
• Zweites Interview (ca. 60 Minuten) Vertiefendes Gespräch einschließlich einer kurzen Präsentation zu einem relevanten Thema vor der Führungskraft und dem HR-Team.

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