Office Administrator

Wir suchen einen erfahrenen und vielseitigen Senior Bürokauffrau / Bürokaufmann, der/die als zentrale Anlaufstelle für sämtliche Verwaltungs- und Unterstützungsprozesse innerhalb unseres Unternehmens fungiert. Diese Schlüsselrolle umfasst administrative, personelle, rechtliche und finanzbezogene Koordination sowie die Unterstützung unserer Fabrikstandorte. Als echter “Verwaltungsmanager(in)” sorgen Sie dafür, dass alle internen Abläufe reibungslos und effizient funktionieren.

Aufgabenbereiche

1. Allgemeine Büroorganisation

• Verantwortung für den reibungslosen Tagesbetrieb im Büro
• Verwaltung von Bürobedarf, Dienstleistern, Infrastruktur und Arbeitsumgebung
• Koordination interner Kommunikation und abteilungsübergreifender Prozesse

2. Personalwesen & Mitarbeiterbetreuung

• Unterstützung bei Rekrutierung, Onboarding und Personalaktenpflege
• Nachverfolgung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Gehaltsvorbereitungen
• Umsetzung interner HR-Richtlinien und Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben

3. Recht & Compliance

• Verwaltung von Unternehmensdokumenten, Verträgen und Richtlinien
• Zusammenarbeit mit externen Rechtsberatern bei Verträgen und rechtlichen Themen
• Sicherstellung der fristgerechten und korrekten Ablage relevanter Unterlagen

4. Finanz- & Buchhaltungskoordination

• Schnittstelle zur Buchhaltung für Rechnungen, Ausgabenberichte und Steuerdokumente
• Verwaltung kleinerer Bargeldbeträge im Büro sowie Kostenübersicht
• Unterstützung bei der internen Berichterstattung und Vorbereitung von Monatsabschlüssen

5. Auftrags- & Zahlungsüberwachung

• Überwachung des gesamten Ablaufs von Bestellungen bis zur Zahlung (nicht operativ ausführend)
• Zusammenarbeit mit Einkauf, Vertrieb und Buchhaltung zur termingerechten Abwicklung
• Pflege eines klaren Systems zur Nachverfolgung von Bestellungen, Rechnungen und Zahlungsfristen

6. Unterstützung der Fabrikstandorte

• Kommunikationsschnittstelle zwischen Büro und Produktion
• Unterstützung bei Logistik, Beschaffung und Produktionsplanung
• Nachverfolgung von Aufgaben, Rückmeldung bei Problemen und Koordination operativer Themen

Abgeschlossenes Hochschulstudium im Bereich Betriebswirtschaft, Personalwesen, Recht, Finanzen oder vergleichbar

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen oder koordinierenden Position
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Genauigkeit und Eigeninitiative
• Exzellente Kommunikations- und Teamfähigkeiten
• Fließende Deutsch- oder Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich
• Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel, Word, PowerPoint); Erfahrung mit ERP- oder HR-Systemen ist von Vorteil, Excellent communication and teamwork abilities
• Fluent in either German or English (spoken and written) is required
• Proficient in MS Office (especially Excel, Word, PowerPoint); experience with ERP or HR systems is a plus

Team Menz ist spezialisiert auf die Herstellung komplexer Baugruppen mit fortschrittlichen Stanz- und Biegetechniken sowie Oberflächenveredelungsverfahren wie Gleitschleifen, Strahlen und Teilereinigung. Wir sind bestrebt, unseren Kunden qualitativ hochwertige Produkte anzubieten, und unser Team von 90 qualifizierten Fachkräften arbeitet unermüdlich daran, ihre Erwartungen zu erfüllen und zu übertreffen. Während wir weiter wachsen und unsere Geschäftstätigkeiten ausbauen, suchen wir neue Talente, die unser Team in Deutschland verstärken und uns helfen, unsere Ziele zu erreichen., Ein dynamisches und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit täglichen Herausforderungen

• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten und internes Aufstiegspotenzial
• Voll möblierte Gästezimmer oder Apartments zu einem erschwinglichen Preis für neue Mitarbeiter
• Schneller und unkomplizierter Einstieg in ein teamorientiertes und internationales Umfeld
• Attraktive und leistungsorientierte Vergütung