Administrative Assistenz - Arbeitsgruppe Medical Machine Learning bei Herrn Prof. Jens Kleesiek

• Organisation und Koordination der administrativen Aufgaben im Sekretariat des Instituts- und Arbeitsgruppenleiters sowie dessen Arbeitsgruppe, u.a.
• Organisation von Besprechungen und Terminplanung
• Dienstreiseplanung und -abrechnung
• Korrespondenz nach Stichwortangabe
• verlässliche Präsenz des Sekretariats als zentrale Ansprechpartnerin für ein internationales Team und externe Partner
• Übernahme von Beschaffungsvorgängen und Koordination von Verbrauchsmaterial, einschließlich Kostenkontrolle und Rechnungsstellung
• Planung und Organisation von Veranstaltungen und Gästebetreuung
• Unterstützung bei der Personalverwaltung, v.a. beim Onboarding und der Koordination von studentischen Hilfskräften, Praktikanten, Hospitanten, Gastwissenschaftlern
• Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung effizienter organisatorischer Abläufe im Institutsalltag

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in administrativen oder assistierenden Tätigkeiten wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Interesse, sich in neue Prozesse und Technologien einzuarbeiten, gerne auch mit KI-Affinität
• Organisations- und Planungsfähigkeiten mit Sinn für Prioritäten und Deadlines
• Proaktive und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hoher Lösungsorientierung
• Flexibilität und Teamgeist in einem dynamischen, internationalen Forschungsumfeld
• Freundliches und professionelles Auftreten mit Dienstleistungsorientierung, Diskretion, Loyalität
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse wünschenswert für die Kommunikation im internationalen Team und Umgang mit internationalen Gästen

Administrative Assistenz (m/w/d) - Arbeitsgruppe Medical Machine Learning bei Herrn Prof. Jens Kleesiek Einsatzbereich Institut für Künstliche Intelligenz in der Medizin (IKIM) Stellenart Nichtwissenschaftliche Stelle Stellen-ID 13815 Eintritt Nächstmöglicher Zeitpunkt Umfang Vollzeit; 38,5 Std. Vertragsart Befristet Befristung 2 Jahre ab Besetzung Vergütung EG 8 TV-L Rückfragen an, * Optimale Lage des Instituts im Herzen des lebendigen und trendigen Stadtteils Essen-Rüttenscheid, für eine optimale Verbindung von Leben und Arbeiten

• Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW
• Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
• 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
• Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
• Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards
• Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch die Abteilung für Familie & Gesundheit in allen Lebenslagen
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
• Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
• Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze, * Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
• Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet.
• Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen.
• Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.