Projektkoordination Digitalisierung, IT & Prozessmanagement

Die Sennegemeinde Hövelhof sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit für die Projektkoordination Digitalisierung, IT & Prozessmanagement in der Stabsstelle Zukunftsthemen, Organisation und IT (ZOI). Der Schwerpunkt der Stelle liegt in der Projektarbeit zur Umsetzung kommunaler Digitalisierungs- und E-Government-Vorhaben. Hierzu gehören insbesondere KI-gestützte Lösungen, digitale Formulare und Workflows mit FormCycle als Low-Code-Plattform sowie der Aufbau eines strategischen Prozessmanagements.

• Vertragsarten: Vollzeit,Teilzeit, Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere: Projektarbeit im Rahmen der kommunalen Digitalisierungsstrategie
• Planung, Begleitung und Koordination von Digitalisierungsprojekten
• Einführung digitaler Lösungen, z. B. KI-Chatbot, Telefonbot, DMS, digitaler Posteingang, OZG-Leistungen, digitale Lernplattform und digitale Fachverfahren
• Erstellung und Fortschreibung von Projektplänen, Zeitplänen, Statusberichten, Konzepten und Projektdokumentationen
• Überwachung von Projektfortschritten, Fristen und Maßnahmen sowie Unterstützung beim Projektcontrolling
• Abstimmung mit Fachbereichen, IT, externen Dienstleistern und weiteren Projektbeteiligten Erstellung digitaler Formulare und Workflows mit FormCycle
• Analyse, Konzeption, Umsetzung und Pflege digitaler Verwaltungsformulare
• Entwicklung und Optimierung von Workflows auf Basis der Low-Code-Plattform
• Test, Qualitätssicherung und Weiterentwicklung bestehender Formulare und Prozesse
• Unterstützung und Beratung der Fachbereiche bei digitalen Formularlösungen Unterstützung digitaler und KI-gestützter Verwaltungsprozesse
• Erhebung und Analyse von Digitalisierungsbedarfen in den Fachbereichen
• Mitwirkung bei der Erprobung und Qualitätssicherung neuer Systeme
• Unterstützung bei Fördermittelbearbeitung, Nachweisführung und Fristenkontrolle
• Durchführung von Arbeitsgruppen, Workshops, Schulungen und Informationsveranstaltungen Mitwirkung beim Aufbau und der Weiterentwicklung des Prozessmanagements
• Prozesserhebung, -analyse, -modellierung und -visualisierung
• Identifizierung geeigneter Prozesse zur Digitalisierung
• Unterstützung bei Organisationsuntersuchungen und der Optimierung von Verwaltungsabläufen
• Beratung der Organisationseinheiten bei aufbau- und ablauforganisatorischen Fragestellungen

• eine abgeschlossene einschlägige Ausbildung, z. B.
• Verwaltungsfachangestellte/r mit Angestelltenlehrgang I oder Angestelltenlehrgang II
• Fachinformatiker/in,
• Kaufmann/Kauffrau für Digitalisierungsmanagement
• oder eine vergleichbare Qualifikation oder
• ein abgeschlossenes Hochschulstudium, z. B. in Wirtschaftsinformatik, Verwaltungsinformatik, Digital Business Management, Projektmanagement, Prozessmanagement, Wirtschaftsingenieurwesen, Change- und Innovationsmanagement oder vergleichbar Darüber hinaus wünschen wir uns:
• Interesse an Digitalisierung, KI und modernen Verwaltungsprozessen
• Kenntnisse oder erste praktische Erfahrungen in Projektarbeit, Prozessmanagement, IT, Digitalisierung oder Verwaltungsmodernisierung
• Erfahrung mit FormCycle, Low-Code-Plattformen, DMS, KI-Anwendungen oder digitalen Fachverfahren ist von Vorteil
• gutes Verständnis für IT-Prozesse, digitale Technologien und aktuelle Entwicklungen
• sichere Anwendung der Microsoft-Office-Produkte
• Kommunikationsstärke, Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise
• sicherer Umgang mit Moderations- und Präsentationstechniken
• Teamfähigkeit, Empathie sowie Konflikt- und Kritikfähigkeit
• Führerschein Klasse B

• eine unbefristete Anstellung im öffentlichen Dienst
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst EG 9a bis EG 11 TVöD-VKA / IuK, je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung
• eine zusätzliche Altersversorgung über die Zusatzversorgungskasse Westfalen-Lippe (Münster)
• Jahressonderzahlung und leistungsorientierte Bezahlung
• 30 Tage Jahresurlaub sowie dienstfrei an Heiligabend und Silvester
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld
• einen krisensicheren Arbeitsplatz mit Sinn und Perspektive
• moderne Arbeitsplatzausstattung und digitale Prozesse
• kostenlose PKW-Stellplätze
• Gestaltungsspielraum bei der digitalen Weiterentwicklung der Sennegemeinde Hövelhof